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人事評価システムの利用を検討している企業の中には、導入することで自社にどのような影響を与えるのかはっきりとわからない人も多いでしょう。そこで今回は、人事評価システムを導入するメリットや注意点、搭載している機能について解説していきます。本記事を読めば、人事評価システムを自社に導入するべきか判断できるため、ぜひ参考にしてみてください。

人事評価システムとは、人事評価で必要となる以下のような社員データをクラウド上で管理する仕組みを指します。

＜人事評価システムで管理できる項目＞

• スキル情報
• 目標設定
• 進捗状況
• 社員自身の評価
• 上司からの評価

企業によっては、人事の情報をエクセルや紙でまとめているところも多いですが、データ化してクラウド上で管理すれば、効率的に人事評価を行えます。またデータとして可視化しておけば、精密かつ公平に評価できるようになる点も便利です。

人事評価システムの導入には手間や費用が発生するリスクがあるため、自社にどれくらいの良い影響を与えるのか明確にしておきたいことでしょう。本項目では、人事評価システムを導入することで得られるメリットを3つご紹介します。

人事評価が効率化される

人事評価システムを導入すれば、手動で行っていた評価項目の設定や入力、分析などの手間のかかる業務を自動化できます。エクセルや紙で人事評価を行っている企業であれば、評価シートの集計や配布、回収の手間を削減できるため、別の業務に充てる時間を増やす効果を期待できるでしょう。

数値によって客観的な評価ができる

人事評価システムを導入し、社員ごとの進捗状況などを数値化できるようになれば、客観的な評価が行えます。人が人事評価する場合、どうしても担当者の主観が入ってしまいますが、数値で明確かつ公平に表示されるようになれば、社員の能力や成果などを適切に判断しやすくなるでしょう。

社員のモチベーション向上につながる

人事評価システムにより客観的な評価が可能になれば、社員のモチベーションアップにつながりやすい点もメリットです。正しく評価されるようになることは頑張りがそのまま反映されることを意味するため、社員のモチベーションを向上させて企業全体の活性化が期待できるようになります。

しかしメリットが多いとはいえ、ただやみくもに導入するだけでは人事評価システムをうまく活用できません。人事評価システムの注意点を3つ紹介しますので、導入する前に目を通しておきましょう。

導入・運用にコストがかかる

人事評価システムを導入する際は初期費用に加え、運用コストが発生する点を理解しておく必要があります。導入するシステムにもよりますが、初期費用だけで数十万円かかる場合も珍しくないため、メリットに見合わないと感じる可能性も十分考えられるでしょう。

そのためコストを抑えるには、人事評価システムの導入によって何を実現したいのかを明確にして、最低限必要な機能を搭載しているサービスを見極めることが大切です。

スムーズな運用まで時間がかかる

人事評価システムはうまく活用できるよう決めておかなければならない項目が多いため、スムーズな運用までに時間がかかることを理解しておく必要があります。また自社に最適のサービスを見極めるだけでなく、どの工程をシステム化するのかといった実務的側面に戸惑ってしまう場合もあるでしょう。そして、導入した後もデータを適切に分析できなければ人事評価の質が向上しないため、担当者が使い慣れるにも時間がかかるでしょう。

社員からの理解が必要

人事評価システムの導入で評価方法が変更され、評価結果が変わる可能性があることを社員から理解を得る必要もあります。事前の説明なしで評価結果が変わってしまうと、自身の行動に何か問題があったのかと、社員を不安に感じさせる事態につながりかねません。社員に安心して働いてもらうためには、人事評価システムを導入する前に評価方法の変更点を全部署に周知させる必要があります。

人事評価システムを導入することで、どのような機能を利用できるようになるのか気になっている人も多いでしょう。本項目では人事評価システムに備わる主な機能を3つご紹介します。

社員の情報管理機能

人事評価システムには、社員ごとの能力や取得資格、経歴などをまとめた情報管理機能があります。一人一人の情報をシステム上で一括管理することで、社員の特徴を踏まえて、スキル・キャリアアップを狙える最適な役職を与えたり、効率良く業務を行う仕組みづくりに活用できたりするでしょう。

目標・進捗の管理機能

人事評価システムには、社員の目標設定や進捗状況をリアルタイムで管理する機能も搭載しています。目標や進捗状況をデータとして可視化して共有すれば、目的を達成する可能性を高められるだけでなく、次の目標設定にも活かしやすくなるでしょう。

評価機能

さまざまな評価方法により、自社にあわせた手段を選べるのも人事評価システムの機能のひとつです。

＜評価機能の例＞

• 360度評価：上司や部下、同僚などから多角的に評価する方法
• コンピテンシー評価：高いパフォーマンスを発揮している人の行動特性をもとに評価する方法
• OKR評価：企業の目標を設定し、目標達成に必要かつ主要な活動結果を評価する方法
• MBO評価：社員に個人目標を決めさせ、その進捗や達成度合いによって評価する方法

自社に最適な方法を選ぶことができれば、人事評価や評価結果の集約を効率的に行えるため、担当者の負担を大幅に軽減できるでしょう。

今回は、人事評価システムを導入するメリットや注意点、搭載機能について解説しました。人事評価システムを導入すれば、社員のスキルや目標、進捗状況などの情報をデータとしてクラウド上で手軽に管理できます。

人事評価に関わる業務が効率化できるだけでなく、客観的な評価が可能になり、社員のモチベーションの向上につながる効果も期待できます。しかし導入するには、初期費用や運用コストが発生することやスムーズな運用までに時間がかかることなど、いくつか注意しなければならないポイントがあるのも事実です。

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