コラム

企業の経理担当者や個人事業主の方にとって、日々発生する領収書や見積書の管理は、手間がかかる上に正確性が求められる重要な業務です。

本記事では、電子帳簿保存法の基本的な考え方から、領収書や見積書を「紙で受け取った場合」と「データで受け取った場合」それぞれの正しい保存方法について解説します。また、担当者が間違いやすいポイントや満たすべき要件にも触れるので、電子保存の「最初の一歩」としてご活用ください。

領収書をはじめとする国税関係書類の電子保存が重要視されている理由について、以下の2つの視点で解説します。

<領収書の電子保存が重要な理由>

• 領収書の電子保存の背景
• 電子保存に移行するメリット

領収書の電子保存の背景

領収書や見積書の電子保存が注目される最大の背景は、「電子帳簿保存法」という法律の存在です。この法律は、国税関係の帳簿や書類について、一定の要件を満たせば電子データで保存することを認めるもので、1998年に制定されました。

2022年の改正では、2024年1月1日以降、メール添付のPDFやECサイトからの領収書など、データでやり取りした取引情報（電子取引）の電子保存が全ての事業者に対して義務化され、電子保存への対応が必須となりました。

電子保存に移行するメリット

領収書や見積書を電子保存に移行した場合の最大のメリットはコストの削減です。紙で保存する場合にかかる紙代や印刷代、ファイルやバインダーの購入費、キャビネット代、倉庫の賃料などのコストが削減できます。

さらに、電子データ化により、見積書などの書類を「取引先」「日付」「金額」で瞬時に検索可能となるため、ファイリングや糊付け作業が不要になります。経費精算や会計処理の時間が大幅に短縮され、テレワーク中でも場所を選ばずに書類の確認や処理が可能となり、業務効率が向上するでしょう。

また、紙の書類は紛失や盗難、災害のリスクがあるため、電子データでバックアップを取り、適切に保存すればリスクの低減が可能です。コンプライアンスを遵守し、透明性の高い経営体制にもつながります。

電子帳簿保存法では、領収書や見積書を「どのように受け取ったか」によって、保存のルールが異なります。ここでは以下の2つのパターンに分けて解説します。

<領収書の保存方法>

• 紙で受け取った場合
• データで受け取った場合

紙で受け取った場合

取引先から手渡しや郵送で受け取る紙の領収書や見積書は、事業者が保存方法を選択できます。一つは従来通り紙のままファイリングする方法、もう一つはスキャナ等で電子化する「スキャナ保存」です。

電子化は法律上の義務ではなく、あくまで任意の対応であるため、紙での管理を続けても問題ありません。ただし、保管スペースの確保やファイリングの手間、紙や印刷にかかるコストは課題として残ります。業務効率化やコスト削減を推進するなら、電子帳簿保存法の要件を理解した上で、スキャナ保存への移行をおすすめします。

データで受け取った場合

メールに添付されたPDF請求書や、ウェブサイトからダウンロードした領収書など、データで授受した取引情報は、受け取った電子データのまま保存することが法律で義務付けられています。

データを一度印刷して紙でファイリングするという保存方法は、原則として認められません。紙で受け取った書類とは異なり保存方法に選択の余地はなく、必ず電子データの形式のまま、法に定められた要件を満たして保存しなければなりません。

領収書・見積書の正しい電子保存方法と保存要件について、以下の2パターンに分けて見ていきましょう。

<電子保存方法と保存要件>

• 紙の領収書を電子化する手順と要件
• データで受け取った書類を保存するルール

紙の領収書を電子化する手順と要件

紙で受け取った領収書や見積書を電子化して保存する「スキャナ保存」について、以下の2つの観点で説明します。

<紙の領収書を電子化する手順と要件>

• 電子化する手順
• 満たすべき主な要件

電子化する手順

まず書類を受領後、スキャナやスマートフォンのカメラで読み取り画像データを作成しましょう。次に、作成したデータを改ざん防止の要件を満たすシステム等に保存します。データの信頼性を担保するため、タイムスタンプを付与するか、訂正や削除の履歴が残る（または訂正削除ができない）システムの利用が不可欠です。

最後に、後から容易に検索できるよう取引年月日や金額、取引先等の情報を紐づけます。これらの要件を正しく満たせば、かさばる紙の原本は破棄可能です。

満たすべき主な要件

スキャナ保存を適法に行うには、「真実性の確保」と「可視性の確保」という要件を満たさなければなりません。真実性の確保とは、データが作成時から改ざんされていないことを証明し、税務上の証拠能力を担保するためのルールです。速やかな入力や一定以上の解像度での読み取り、タイムスタンプの付与等が求められます。

一方、可視性の確保は、保存したデータを税務調査等で求められた際に、誰でも速やかに探し出し、明瞭な状態で確認できるようにするためのルールです。検索機能の確保や、ディスプレイ等の備付けが含まれます。

データで受け取った書類を保存するルール

データで受け取った「電子取引」データを保存する際は、「真実性の確保」と「可視性の確保」の要件を満たさなければなりません。真実性の確保には、タイムスタンプ付与や訂正削除履歴が残るシステムの利用に加え、中小企業向けに「訂正削除の防止に関する事務処理規程」を社内で定めて遵守する方法も認められています。

また、可視性の確保では、データを速やかに表示・印刷できる環境を整えると共に、検索機能の確保が必要です。ファイル名を「日付_取引先_金額」のように規則的に変更する方法や、Excel等で索引簿を作成する方法など、コストをかけずに始められる手法も含まれます。

ここでは、領収書や見積書の電子保存に関して、実務担当者からよく寄せられる以下の質問にお答えします。

<領収書の電子保存に関するよくある質問>

• ECサイトで購入した際の領収書はどうすればいいですか？
• スマートフォンのカメラで撮影した領収書の写真でも大丈夫ですか？
• うっかりデータを削除してしまいました。どうなりますか？

ECサイトで購入した際の領収書はどうすればいいですか？

ECサイトで購入し、Webサイト上からダウンロードした領収書は、「電子取引」に該当します。ダウンロードした電子データのまま、定められた要件（検索機能の確保など）を満たして保存しなければなりません。

ダウンロードせずに画面をスクリーンショットで保存しても構いませんが、画像に必要な情報（発行者、宛名、日付、金額、内容など）が全て明瞭に含まれている必要があります。可能な限り、サイトが提供する正式なPDF形式での保存をおすすめします。

スマートフォンのカメラで撮影した領収書の写真でも大丈夫ですか？

飲食店などで受け取った紙の領収書を、スマートフォンのカメラで撮影して保存してもかまいません。ただし、ただ写真を撮って保存しておくだけでは不十分です。

スキャナ保存の要件である「解像度（200dpi相当以上）」「カラー画像」「タイムスタンプの付与または訂正削除できないシステムへの保存」「検索機能の確保」などを満たす必要があります。

うっかりデータを削除してしまいました。どうなりますか？

電子帳簿保存法で保存が義務付けられている電子データを誤って削除・紛失してしまった場合、いくつかのリスクが考えられます。

まず、税務調査において、取引の証拠となる書類が存在しないことになり、経費としての計上が認められなかったり、消費税の仕入税額控除が否認されたりする可能性があります。違反が悪質であると判断された場合には、青色申告の承認が取り消されるという重いペナルティが科される可能性もゼロではありません。

このような事態を防ぐためにも、定期的なバックアップや、誤削除防止機能が備わった信頼性の高いシステムの利用が求められます。

領収書や見積書の電子保存は、電子帳簿保存法の改正により、すべての事業者にとって避けて通れない課題となりました。特に、データで受け取る「電子取引」データの電子保存が義務化された点は重要なポイントです。

対応の基本は、「真実性の確保」と「可視性の確保」という2つの要件への理解です。「紙で受け取った場合」と「データで受け取った場合」では、ルールが異なる点にも注意しましょう。

自社での電子帳簿保存法への対応が困難な場合は、EPCSの経理・会計・税務アウトソーシングをご活用ください。高い専門的知識を持つ担当者が柔軟かつ臨機応変に対応しますので、安心してお任せいただくことができます。