コラム

予実管理とは｜手順や押さえておきたいポイントをわかりやすく解説

2023.01.16会計・経理・税務

予実管理とは企業のマネジメント業務で重要な作業ですが、あまり耳にしたことがない方も多いでしょう。もし予実管理を行っていないならば、導入することで経営を大きく改善できる可能性があります。

そこで本記事では予実管理の概念をはじめ、実際に行うための手順や押さえておきたいポイントについて解説します。

予実管理とは、企業内の予算と実績を管理することを指します。企業が求める目標を達成するためには、事前に設定する予算や売上と現時点での経費や売上を明確化して、その差について分析する必要があるでしょう。

このようにして目標と現実とのギャップを把握し、目標達成のための課題や対策法を検討します。予実管理を適切に行うことで、問題点を明らかにしたり、迅速に対策を実行できたりするなどのメリットがありますので、多くの企業で導入されています。

なりたい姿と実際の姿を明確化し、その違いを分析・改善するのが予実管理です。つまり予実管理の目的は、現状の問題点や課題点を知り、実際の企業活動の改善点を見つけていく点にあります。

予実管理を行う手順は4つに分けられます。それぞれ詳しく解説していきます。

まず重要なのは、予算の目標を立てることです。予実管理は企業が目標を達成するために行われますので、現在の企業の成長性や市場動向などを考慮した上で、目標を設定します。

なお目標設定の際には、目標を数値化することも重要です。数値化することで従業員もやるべき方向性が明確化しますので、モチベーションアップにつながります。また目標達成のためのタスクなども明確化すれば、より業務効率化に役立つでしょう。

次にKPIの設定を行います。KPIとは「Key Performance Indicator（重要業績評価指標）」の略称であり、目標の達成に向かって業務プロセスが最適に実行されているかを定量的に検証する指標を指します。

重要な指標なのかを明確化することで、今後の検証に役立てていくのです。

目標としている数値と実際の決算を比較します。できるだけ毎月行うようにしましょう。毎月比較検討することで定期的に正確な数値を管理できますので、今後の予実管理に役立ちます。

年単位や半年単位でしか管理しないという企業もありますが、それでは問題の発見が遅れてしまい、気づいたときには手遅れになっている可能性もあるでしょう。問題を早期発見するためには、月単位で予実管理を行うことをおすすめします。

数値の分析を行い、予算と実際の数字に大きな乖離がある場合は必ず検証するようにしましょう。なぜ差異が生まれたのか、一時的なものか長期的なものか、改善するための手はあるのかなどを分析します。

この際注意すべき点は、企業の柱となる事業から検証することです。柱となる事業が安定すれば、企業の安定性も高まります。

予実管理を行う上でのポイントを5つ解説します。それぞれしっかりと確認しておきましょう。

まず大切なのは、実現可能性が高い予算を立てることです。現実的でない予算を設定しても、モチベーションアップにつながりません。またなぜ問題が起きているのかといった点についても、実務と離れすぎていると検証が難しいでしょう。

そのため、努力すれば達成できるラインにすることが重要です。

部門ごとに予算を設定して、それぞれの部門で達成できているかできていないのか確認することが重要です。部門によって問題や課題は異なるため、必ず分けて考えるようにしましょう。

場合によっては、予算を変更することも検討しましょう。例えば人員が減ったり、不測の事態が起きたりするなど、不可抗力的なトラブルが発生すればクリアすることは難しくなります。

こうした場合には、最初に設定した予算に固執せずに調整を行うのが良いでしょう。柔軟に対応する方が、長期的に見れば達成に近づくでしょう。

予算の分析に時間をかけすぎてしまわないように気をつけましょう。あくまで予算の分析は、目標の達成とそのための改善策を見つけるために行うものです。

目標の数値と実際の数値を導き出し、何が問題かを把握できる程度の手間やコストにとどめておくのが現実的です。

予実管理では、数値の種類が多くなってしまい複雑になるケースがあります。さまざまなポイントを検証することは重要ですが、すぐに把握できないと問題点がわかりづらくなってしまいます。

そのため、一目で現状と目標との差異を的確に把握できる形が理想と言えます。

予実管理は企業において、予算と実際の数値を管理することを指します。現状と目標とする姿をしっかりと把握しておくことは、理想的な状況を実現するために不可欠です。今後の成長戦略を決める上でも役立つ情報となるでしょう。

そのためには予算の設定、検証、改善などのフローを着実に踏んでいくことが求められます。また部門ごとに検証したり、必要に応じて予算を修正したりするといった調整も適宜行うことが大切です。

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