コラム

BPOとは、企業の業務を外部委託することを指します。コア業務以外の総務やデータ入力作業、給与計算などの業務を外部委託すれば、社内のリソースをコア業務に集中できます。しかし、業務を外部委託したことがない場合、「BPOサービスにはどのようなメリットがあるのか？デメリットはないのか？」など気になることが多いかもしれません。

本記事では、BPOとは何か、メリットとデメリット、BPOサービスの対象業務について解説しますので、BPOサービスの利用を検討している方は、参考にしてください。

BPOとはビジネス・プロセス・アウトソーシングの略語であり、業務を外部委託できるサービスです。社内の業務には、商品開発や経営戦略の策定などのコア業務と、データ入力や総務、人事業務などのノンコア業務があります。

BPOサービスを利用すると、どのようなメリットがあるか見てみましょう。ここでご紹介するメリットを確認して、自社にメリットがある場合はBPOサービスの利用を検討してみてください。

➀コア業務への集中できる

BPOサービスを利用してノンコア業務を外部委託することで、社内の人材をコア業務に集中させられます。コア業務には高度な技術を持つ専門家でないとできない作業や、幅広い人脈がある経験豊富な人材にしか任せられない案件などがあります。

一方、ノンコア業務は高度な技術や豊富な経験がなくても対応できる業務が多く、自社にしかない技術や知識、ノウハウなどが不要な場合がほとんどです。そのため、貴重な人材はコア業務に集中させた方が企業にとってメリットが大きいはずです。

しかし、ノンコア業務も会社にとって欠かせない業務なので、ほかに適当な人材がいない場合はスキルの高い人材を配置せざるを得ません。その結果、コア業務を担う部署に人材不足が発生し、企業の生産性や業務効率が大幅に落ちてしまいます。

そこでBPOサービスを利用すれば、社内の経験豊富な人材をコア業務に集中させられます。こうすればコア業務の質を落とさず、ノンコア業務も問題なく稼働させることができるでしょう。

➁業務が効率化される

BPOサービスを利用すると、業務が効率化されるメリットもあります。なぜなら、BPOサービスはそれぞれの職種の専門家集団なので、適切な業務を委託すれば大幅な業務効率化につながるからです。

社内で総務やデータ入力業務、オペレーター業務などを行う場合、それぞれの業務ノウハウを蓄積して人材を育成する必要があります。人材育成には手間とコストがかかり、短期間で育成することは難しいでしょう。そのため人材や資金に余裕がないと、ノンコア業務に手間とコストをかけられない場合もあります。

そこでBPOサービスを利用すれば、一から人材を育成してノウハウを蓄積する必要がなく、効率良く業務を行うことが可能です。

➂人件費を変動費にできる

BPOサービスを利用すれば委託する業務に必要な人件費を変動費にでき、コストを抑えることが可能になります。社内で業務を行う場合、担当する人材を育成したりノウハウを蓄積したりする際に発生する費用は膨大な金額になります。そこに人件費も継続的にかかります。

しかし、BPOサービスなら特定の業務を任せるための変動費になるため、人件費も含めた人材育成コストほどはかかりません。人材育成やノウハウの蓄積はBPOサービスの運営会社が行っているので、自社が出費する必要がなく効率的です。このようにBPOサービスを利用すると人件費を変動費に変えることで、コスト削減を図れる点も大きなメリットです。

BPOを利用する際には、メリットだけでなくデメリットも把握したうえで利用する必要があります。本項目では、BPOの3つのデメリットについてご説明しましょう。

➀ノウハウが蓄積されない

特定の業務をまるごと委託してしまうため、その業務を行うためのノウハウが自社で蓄積されません。たとえばデータ入力部門の業務をまるごと委託した場合、BPOサービスの担当者が業務を行います。業務を長く行えば、BPOサービスのスタッフのデータ入力スキルは向上し、ノウハウが蓄積されるでしょう。

しかし、自社の担当者のスキルアップやノウハウの蓄積はまったく進みません。このように業務に必要な人件費や管理コストがかからない代わりに、自社の社員のスキルやノウハウがまったく蓄積されないというデメリットがあります。

➁外注コストがかかる

BPOサービスを利用する場合、外注コストがかかります。業務を委託し続ける限り、外注コストはずっと発生し続けます。

しかし、自社の社員を育成してノウハウを蓄積するコストに比べると安く済むというメリットもあります。これらのデメリットとメリットのどちらを取るかは、企業の方針やコストの比較結果などによって変わってくるでしょう。

➂進捗が把握しにくい

BPOサービスに業務を委託してしまうと、作業を直接管理するのはBPOサービスの社員なので自社では作業進捗を把握しにくいデメリットもあります。委託した業務を直接管理するのは、BPOサービスの社員ですので、どのようなプロセスで作業が行われているか、進捗具合はどうなっているかなどは自社ではわかりません。

そのため、作業プロセスや作業品質などが重要な業務には、BPOサービスは向いていないでしょう。

BPOサービスに委託できる業務とは、どのような業務なのでしょうか。具体的には、以下のようなノンコア業務がBPOサービスへの委託に向いています。自社のサービスで委託できる業務があれば、委託を検討してみてください。

＜一般的なBPOサービスの対象業務＞

• 記帳代行、支払、決算などの経理業務
• 税務申告や税金計算、税務相談などの税務業務
• 給与計算、社会保険などの人事・総務業務
• 受発注業務、請求書発行、名刺管理、施設・備品管理などの営業・総務事務業務
• 顧客からの電話対応などのオペレーター業務
• 販売促進活動などの営業業務
• 研修、人材育成などの育成業務

本記事では、BPOとは何か、メリットとデメリット、BPOサービスの対象業務について解説しました。ノンコア業務をBPOサービスに委託することで、自社はコア業務に集中できて業務が効率化されるなどのメリットがあります。一方で、社内にノウハウを蓄積できないなどのデメリットもあるため、良く考える必要があるでしょう。

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