コラム

従業員数が10人に近づき、「そろそろ就業規則を作成すべきか」と迷っていませんか。
労働基準法では、常時10人以上の従業員を使用する事業場に対して就業規則の作成と労働基準監督署への届出が義務付けられています。
この記事を読めば、自社の現在の従業員数と雇用形態に照らし合わせ、「今すぐ就業規則を作成・届出すべきか」を正確に判断し、作成に向けた次のステップへ進めます。

就業規則の作成と届出は、労働基準法第89条によって定められた使用者（企業）の義務です。
具体的には、「常時10人以上の労働者を使用する使用者」は、就業規則を作成し、所轄の労働基準監督署長に届け出なければなりません。
この義務に違反した場合、罰則が科される可能性もあります。

したがって、従業員数が10人以上になった企業は、速やかに就業規則を作成し、適切な手続きを踏むことが不可欠です。
この「常時10人以上」という基準の正しい数え方が、義務の有無を判断する上で最初の重要なポイントになります。

「常時10人」の「常時」とは、常態として10人以上の労働者を使用している状態を指します。
繁忙期などで一時的に10人を超える場合は含まれませんが、継続的に10人前後で推移している場合は「常時10人以上」と判断されるのが一般的です。

重要なのは、この人数カウントには、正社員だけでなくパートタイマーやアルバイトといった非正規雇用の従業員も含まれる点です。
雇用形態にかかわらず、企業に継続して雇用されている労働者は基本的にすべてカウントの対象となります。

従業員数に含める必要がある雇用形態一覧

「常時10人」の労働者数をカウントする際、以下の雇用形態の従業員はすべて含める必要があります。
正社員はもちろんのこと、多様な働き方をする従業員も対象となるため、自社の人員構成を正確に把握することが重要です。
正社員
契約社員

嘱託社員
パートタイマー
アルバイト
基本的に、雇用契約を締結しているすべての労働者がカウントの対象になると理解しておくとよいでしょう。

従業員数に含めないケース（役員・派遣社員など）

一方で、従業員数のカウントに含めないケースも存在します。
代表的なのは、労働基準法上の「労働者」に該当しない役員です。
ただし、取締役営業部長のように役員でありながら従業員としての性質も併せ持つ「兼務役員」は、労働者として扱われる部分についてはカウント対象となる可能性があるため注意が必要です。

また、派遣社員は派遣元の企業と雇用契約を結んでいるため、派遣先の企業では従業員数に含めません。
同様に、業務委託契約を締結している個人事業主なども労働者には該当しないため、カウントの対象外です。

判断に迷う具体例：休職者や出向社員の扱い

実務上、判断に迷いやすいケースとして休職者や出向社員が挙げられます。
育児休業や私傷病で休職している社員は、会社との雇用契約が継続しているため、従業員数に含めてカウントします。
出向社員の扱いについては、出向元と出向先のどちらでカウントするかが問題となります。

これは、出向の形態（在籍出向か移籍出向か）や、誰が指揮命令権を持ち、賃金を支払っているかといった実態に基づいて個別に判断されますが、一般的には労働契約関係が主として存在する企業側でカウントします。

就業規則の作成義務は、会社全体ではなく「事業場」単位で判断される点も重要なポイントです。
事業場とは、本社、支社、工場、営業所など、一定の場所で継続的に事業が行われる組織単位を指します。
例えば、会社全体の従業員数が20人であっても、本社に8人、A支店に7人、B支店に5人と分散している場合、どの事業場も常時10人以上の労働者を使用していないため、就業規則の作成義務は生じません。

逆に、本社が12人、支社が8人であれば、本社についてのみ作成と届出の義務が発生します。
このように、場所的な独立性をもって判断されるため、複数の拠点を持つ企業は特に注意が必要です。

労働基準法で定められた就業規則に関する義務は、「作成」「届出」「周知」の3つで構成されています。
常時10人以上の従業員を使用しているにもかかわらず、これらの義務のいずれかを怠った場合、法的な罰則が科されるだけでなく、企業経営上の重大なリスクにつながる可能性があります。
特に、作成していても従業員に周知していなければ、就業規則は効力を持ちません。

以下で、具体的なリスクについて解説します。

労働基準法違反による30万円以下の罰金

就業規則の作成義務や届出義務を怠った場合、労働基準法第120条に基づき、30万円以下の罰金が科される可能性があります。
これは刑事罰にあたり、企業のコンプライアンス意識が問われる事態です。
また、作成・届出だけでなく、従業員への周知義務（同法第106条）を怠った場合も、同様に30万円以下の罰金の対象となります。

単に書類を作成するだけでなく、法に定められた手続きをすべて完了させる必要があります。

労務トラブル発生時に企業側が不利になる経営上のリスク

法的な罰則以上に深刻なのが、労務トラブル発生時の経営リスクです。
例えば、従業員の問題行動に対して懲戒処分を行う場合、その根拠となる規定が就業規則に明記されていなければ、処分が無効と判断される可能性が高まります。
また、解雇の有効性を争う裁判などでも、就業規則の規定は重要な判断材料となります。

明確なルールがない状態は、未払い残業代の請求や不当解雇を巡る訴訟など、さまざまなトラブルを誘発し、その際に企業側が著しく不利な立場に置かれる要因となるため、作成義務の有無にかかわらず整備しておくことが賢明です。

労働基準法上の作成義務がない従業員10人未満の企業であっても、就業規則を作成することには大きなメリットがあります。
法律で定められているから作るのではなく、健全な企業運営のためのツールとして積極的に活用する視点が重要です。
以下に挙げる3つの実利的なメリットは、企業の成長と安定に直結します。

メリット1：解雇や懲戒処分に関する無用なトラブルを未然に防ぐ

就業規則は、企業の秩序を維持するためのルールブックです。
どのような行為が懲戒処分の対象となるのか、どのような手続きを経て解雇に至るのかをあらかじめ明文化しておくことで、従業員の規律意識を高め、問題行動を抑止する効果が期待できます。
万が一、トラブルが発生した場合でも、就業規則という客観的なルールに基づいて対応できるため、恣意的な判断と見なされるリスクを減らし、紛争の深刻化を未然に防ぐことができます。

特に社員の解雇はデリケートな問題であり、明確な根拠規定は不可欠です。

メリット2：各種助成金の申請要件を満たせる可能性がある

国や地方自治体が提供する各種助成金の中には、就業規則の整備が申請の必須要件となっているものが数多く存在します。
例えば、非正規雇用労働者のキャリアアップを支援する「キャリアアップ助成金」や、育児・介護と仕事の両立を支援する「両立支援等助成金」などが代表的です。
これらの助成金を活用できれば、人材育成や職場環境の改善にかかるコストを大幅に軽減できます。

将来的な助成金の活用を見据え、早めに就業規則を整備しておくことは、経営戦略上も非常に有効です。

メリット3：労働条件の明確化で従業員の安心感と生産性を高める

労働時間（例：1日8時間、週40時間）、休日、休暇、賃金といった基本的な労働条件を就業規則で明確に定めることは、従業員に安心感を与えます。
ルールが明確であれば、従業員は「この会社は公正に評価し、処遇してくれる」という信頼感を持ち、安心して業務に集中できます。
このような職場環境は、従業員のモチベーションやエンゲージメントを高め、結果として組織全体の生産性向上につながります。

優秀な人材の定着（リテンション）という観点からも、就業規則の役割は大きいと言えます。

就業規則の重要性を理解した上で、次はその作成から届出までの具体的な手順を進める必要があります。
法令で定められたステップを正しく踏むことで、法的に有効な就業規則を運用できます。
特に、従業員代表からの意見聴取や労働基準監督署への届出は、法律で定められた必須の手続きです。

ステップ1：法令を遵守した就業規則の原案を作成する

まずは、就業規則に記載すべき内容をまとめた原案を作成します。
就業規則には、労働時間や賃金など必ず記載しなければならない「絶対的必要記載事項」と、退職金や懲戒規定など、制度を設ける場合に記載が必要な「相対的必要記載事項」があります。
これらは労働基準法で定められており、漏れなく記載しなければなりません。

初めて作成する場合は、厚生労働省が公開しているモデル就業規則を参考にすると、必要な項目を網羅しやすくなります。

ステップ2：従業員の過半数代表者から意見書を聴取する

就業規則の原案が完成したら、従業員の代表者から意見を聴取する必要があります。
この代表者は、労働者の過半数で組織する労働組合がある場合はその労働組合、ない場合は労働者の過半数を代表する者（従業員の投票や挙手などで選出）です。
注意点として、法律で義務付けられているのは意見を「聴く」ことであり、「同意を得る」ことではありません。

聴取した意見は「意見書」として書面にまとめ、代表者の署名または記名押印をもらいます。
この意見書は、届出の際に必要となります。

ステップ3：労働基準監督署へ電子申請（e-Gov）または窓口で届け出る

就業規則（変更）届、意見書、作成した就業規則の3点をセットにして、所轄の労働基準監督署へ届け出ます。
届出方法は、労働基準監督署の窓口に持参するほか、郵送や電子政府の総合窓口「e-Gov」を利用した電子申請も可能です。
特に電子申請は、24時間いつでも手続きができ、移動の手間もかからないため便利です。

2021年4月からは、届出における押印・署名も原則不要となり、手続きが簡素化されています。

ステップ4：作成した就業規則を全従業員へ周知する

労働基準監督署への届出が完了しても、手続きは終わりではありません。
最後に、完成した就業規則を全従業員へ周知する義務があります。
周知されて初めて、就業規則は法的な効力を持ちます。

周知方法としては、事業場の見やすい場所への掲示や備え付け、従業員への書面の交付、社内LANなどのデジタルデータで保存し、従業員がいつでもアクセスして内容を確認できる状態にしておく、といった方法が法律で認められています。
この周知義務を怠ると罰則の対象となるため、確実に実施してください。

就業規則は一度作成して終わりではなく、企業の成長や社会情勢の変化に合わせて継続的に見直し、運用していくことが重要です。
法改正は頻繁に行われるため、古い内容のまま放置しておくと、知らないうちに法令違反を犯してしまうリスクがあります。
また、企業の実態と乖離したルールは形骸化し、いざという時に機能しません。

定期的に内容を点検し、自社の働き方や理念に合った、実効性のあるルールへとアップデートしていく姿勢が求められます。

ここでは、就業規則の作成義務に関して、特に多くの企業担当者から寄せられる質問とその回答をまとめました。
自社が義務の対象となるかどうかの最終確認に役立ててください。

Q. 就業規則の作成義務は何人から生じますか？

労働基準法に基づき、パートやアルバイトを含め、常時10人以上の労働者を使用する事業場ごとに作成と届出の義務が発生します。
この「事業場ごと」という点がポイントで、会社全体の人数が10人以上でも、各支店や営業所が10人未満であれば、その事業場に義務はありません。

Q. 従業員10人のカウントにパートやアルバイト、契約社員は含みますか？

はい、含みます。
正社員、パートタイマー、アルバイト、契約社員といった雇用形態にかかわらず、常態として雇用している労働者はすべて人数にカウントする必要があります。

労働者であるかどうかが基準となるため、雇用契約を結んでいる従業員は原則としてすべて対象です。

Q. 就業規則を労働基準監督署へ届け出なかった場合の罰則を教えてください

就業規則を作成しなかったり、労働基準監督署への届出を怠ったりした場合、労働基準法第120条の規定により30万円以下の罰金が科される可能性があります。
また、作成・届出後、従業員へ周知する義務を怠った場合も同様の罰則の対象となるため注意が必要です。

就業規則の作成には、労働基準法をはじめとする複雑な法律知識が求められます。
インターネット上の雛形をそのまま使用すると、自社の実態に合わなかったり、法的に必要な項目が漏れていたりするリスクが伴います。
労務の専門家である社会保険労務士に相談すれば、法令を遵守しつつ、各企業の実情に即した最適な就業規則の作成が可能です。

EPコンサルティングサービスには、社会保険労務士9名をはじめとする専門家が多数在籍しており、25年以上の豊富な実績に基づき、法改正への迅速な対応はもちろん、作成後の運用まで含めた継続的なサポートを提供します。

理由1：社会保険労務士9名をはじめとする国家資格者が多数在籍

EPコンサルティングサービスには、社会保険労務士9名、税理士8名、公認会計士6名といった国家資格を持つ専門家が多数在籍しています。
労務の専門家である社会保険労務士が中心となり、法的に万全なだけでなく、企業の成長を支える実用的な就業規則を作成します。
労務以外の視点も加えた、多角的で質の高いサポートが可能です。

理由2：25年以上の豊富な実績に基づき企業の実態に合った規定を提案

25年以上にわたり、IT、製造、流通、外資系企業まで、業種や規模を問わず多様なクライアントのバックオフィス業務を支援してきました。
その豊富な実績から得られた知見を活かし、単なる雛形の提供ではなく、各企業の事業内容や文化、働き方の実態に即したオーダーメイドの就業規則を提案します。
企業規模に関係なく、幅広い支援実績があります。

理由3：法改正への迅速な対応と継続的なコンサルティング体制

労働関連法規は毎年のように改正が行われます。
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就業規則の作成だけでなく、その後の運用に関する相談や改定まで、継続的なコンサルティングを通じて企業の労務管理をトータルでサポート。

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