コラム

テレワークの普及、ワークライフバランスの向上、残業規制やDXへの取り組みなどの外部要因により、多くの企業がこれまで以上に業務効率を上げていく必要性に迫られていると感じる。

すべての人に時間は平等に与えられているが、子供の保育園等の送迎や両親の介護などにより、個人の使える時間は限られている。

使える時間が限られているからこそ、個々人のスキルに依存することなく、組織的に対策を行う必要があるのではないでしょうか。

今回は弊社での業務効率改善の事例をご紹介いたします。

これまで、記帳代行や申告書作成などの業務は、紙に印刷して作業を行い、毎月大量の紙資料をファイリングし、書庫へ保管していました。

翌月になったら、また同じように大量の紙資料を作成、保管するというサイクルの繰り返し。

そして、年に１回、書庫に溜まりに溜まった書類を外部倉庫へ搬出するため、スタッフ総出で、一日がかりで汗だくになりながら書類の箱詰めを行う、EPCSの一大イベント、ファイル整理。

また、多くの会社で行われている請求書発行業務についても、毎月の請求書印刷、封筒への封入、郵便局への持ち込み、郵送手続きなど紙での作業に依存していました。

そこで、保管費用削減、印刷コスト削減、スペースの有効活用、テレワークの推進等のため、上記業務について、ペーパーレスでの業務運用方法を策定しました。その結果、現在では契約書の押印など極一部の業務を除き、ほとんどの業務において、ペーパーレス化が実現できており、紙で業務を行っていたときよりもコスト削減に繋がっています。

ペーパーレス化により業務のスピードが上がり、また、副次的ではありますが、ペーパーレス化の普及により、在宅勤務の増加→通勤時間の削減→個人の使える時間が増加→ワークライフバランスの向上、という流れができたように感じます。

ご存知の方も多いと思いますが、令和3年度の税制改正において、電子帳簿保存法が改正され、電子取引において電子データを受領した場合は、電子データのまま保存することが義務付けられており、令和6年1月1日以降は電子取引にかかる電子データの保存義務が強制されることとなります。

国もDXの普及を推進しており、これまで要件が難しかった電子帳簿保存法の要件が緩和され、今まで以上にペーパーレスの実現が容易になってきたように思います。

電子帳簿保存法では、国税関係帳簿、国税関係書類及び電子取引を対象に、①電子帳簿等保存、②スキャナ保存及び③電子データ保存の3つの区分での電子保存方法を規定しています。

まずは、すぐに始められる請求書発行を紙からPDFに変更して（上記①）みて、次に適用要件はあるものの、比較的容易に進められる取引先等からPDF等で受領した請求書などを電子保存（上記③）するところから始めてみてはいかがでしょうか。

どのように保存するかルールを決める必要がありますが、日々の郵送やファイリング業務という無駄な業務（ストレス）から開放されると思います。

弊社では、電子帳簿保存法について、ご相談を承っておりますので、HPまたは各担当に気軽にお問い合わせください。